Warum ein Praxishandbuch unverzichtbar ist

Warum überhaupt ein Praxishandbuch?

Ein digitales Praxishandbuch ist eine zentrale Wissensquelle, eine Arbeitsgrundlage für
Sie und Ihre Mitarbeiter*innen und ein Führungswerkzeug für Sie. Ein Praxishandbuch ist weit mehr als eine Sammlung von Verfahrensanweisungen oder eine trockene Auflistung von Regeln.

Was bietet ein Praxishandbuch?

  • Orientierung für die Mitarbeiter*innen
    Ein Praxishandbuch bündelt alle wichtigen Informationen an einer Stelle. Egal, ob es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen, Qualitätssicherung oder Notfallverfahren geht. Es schafft Transparenz und sorgt dafür, dass alle im Team wissen, wie sie handeln sollen, was von ihnen erwartet wird und wo sie Hilfe finden.

  • Klarheit und Konsistenz in den Arbeitsabläufen
    Durch die Dokumentation von Verfahren und Richtlinien in einem Handbuch werden Arbeitsabläufe standardisiert. Dies fördert eine einheitliche Aufgabenerfüllung und unterstützt die Qualitätssicherung im gesamten Unternehmen.

"Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren an der Erstellung des Handbuchs beteiligt. Dabei ist mir aufgefallen, dass sie die Abläufe teilweise ganz anders verstanden haben, als ich es mir vorgestellt hatte."

  • Führungswerkzeug für die Praxisinhaber*in
    Nicht nur durch das Handbuch und die darin enthaltenen Regeln gestaltet eine Inhaber*in die Praxis und die Unternehmenskultur. Auch durch die Art und Weise, wie das Handbuch erstellt wird, prägt sie die Kultur in der Praxis.

 

  • Konsistenz und Qualitätssicherung
    Durch die Entwicklung klarer Richtlinien und Abläufe sorgt das Praxishandbuch für Einheitlichkeit in der Patientenversorgung und -sicherheit. Es hilft, Fehler zu minimieren und die Qualität zu maximieren.
  • Rechtssicherheit und Compliance
    Im Praxishandbuch können Sie wichtige rechtliche Regelungen für Ihre Arbeit festhalten. Die klare Kommunikation dieser Richtlinien kann das Unternehmen vor rechtlichen Auseinandersetzungen schützen.

  • Verbindlichkeit
    Die gemeinsame Arbeit an einem Handbuch kann Verbindlichkeit und Compliance fördern.

"Es hat mich oft geärgert, dass wir Regeln vereinbart hatten und diese Regeln nicht eingehalten wurden. Einfach ignoriert oder wieder vergessen wurden, z.B. wenn es um die Ordnung in den einzelnen Therapieräumen ging. Oder noch schlimmer, wenn es um die Regelungen zu den Therapieausfällen und Ausfallgebühren ging".

  • Weiterbildung und Wissensmanagement
    Ein lebendiges Praxishandbuch dient als Lerninstrument für das gesamte Team. Es ermöglicht eine kontinuierliche Fortbildung und ist Wissensquelle für alle Mitarbeiter. Neue Techniken, aktualisierte Behandlungsprotokolle oder geänderte administrative Abläufe können hier festgehalten und allen zugänglich gemacht werden. So wird sichergestellt, dass das gesamte Team auf dem neuesten Stand bleibt und kontinuierliche Verbesserungen im Praxisalltag verankert werden.

"Mir ist auch klar geworden, dass gerade neue Mitarbeiter manche Dinge einfach nicht wissen. Ich war davon ausgegangen, dass sie das können oder in der Ausbildung gelernt haben".

 

  • Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
    Ein gut strukturiertes Handbuch kann Zeit sparen, indem es häufig gestellte Fragen klärt, ohne dass ein Kollege unterbrochen werden muss. Es dient als Erste-Hilfe-Kasten für organisatorische Abläufe und reduziert die Zeit, die für den Umgang mit Unsicherheiten und die Suche nach Informationen aufgewendet werden muss.

  • Teamkultur und Mitarbeiterbindung fördern
    Das Handbuch vermittelt neuen Mitarbeitern von Anfang an, welche Werte und Normen in Ihrer Praxis gelebt werden. Es hilft, eine Kultur der Professionalität, des Respekts und der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Ein Team, das sich auf gemeinsame Standards berufen kann, arbeitet effektiver zusammen und identifiziert sich stärker mit der Praxis.

  • Integration neuer Teammitglieder
    Beim Onboarding geht es darum, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter strukturiert mit ihren Aufgaben und laufenden Prozessen vertraut zu machen, sie mit der Unternehmenskultur vertraut und sie mit Kolleginnen und Kollegen bekannt zu machen.

    Der Einstieg neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch ein Praxishandbuch wesentlich erleichtert. Es bietet einen klaren Plan für die ersten Tage und Wochen in der Praxis und hilft neuen Teammitgliedern, sich schneller zurechtzufinden und effektiv zu arbeiten.

  • Nachhaltigkeit und Zukunftssicherung
    In Zeiten hoher Personalfluktuation ist ein Praxishandbuch der Schlüssel zur Nachhaltigkeit. Wissen und wichtige Prozesse bleiben in der Praxis erhalten, auch wenn einzelne Mitarbeiter ausscheiden. Es sichert wertvolles Know-how und sorgt dafür, dass die Qualität der Patientenversorgung auch in Übergangszeiten erhalten bleibt.

  • Personalisierung und Anpassbarkeit
    Ein digitales Praxishandbuch, wie es mit OneNote möglich ist, bietet darüber hinaus den Vorteil, dass es lebendig und anpassungsfähig bleibt. Es kann laufend aktualisiert werden, um Entwicklungen in der Therapie, Veränderungen im Team oder neue gesetzliche Anforderungen widerzuspiegeln.
  • Kommunikationsinstrument
    Das Handbuch dient als zentrales Kommunikationsinstrument, das Klarheit schafft und als Referenzpunkt für Unternehmensrichtlinien und -abläufe dient.

 

"Bei Fragen zur Urlaubsplanung oder zu Überstunden können Mitarbeiter die entsprechenden Richtlinien im Handbuch nachschlagen, wodurch Unklarheiten und direkte Rückfragen reduziert werden."

 

Zusammenfassung und Ausblick

Ein Praxishandbuch ist mehr als nur ein Dokument - es ist eine Investition in die Effizienz, Qualität und Kultur Ihrer Praxis. In einer immer komplexer werdenden digitalen Welt ist eine zentrale, leicht zugängliche und stets aktuelle Informationsdrehscheibe unerlässlich. Hier schließt sich der Kreis zu OneNote, das mit seiner Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit nicht nur die Erstellung und Pflege eines Praxishandbuchs vereinfacht, sondern auch die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement erheblich verbessert.

Machen Sie den ersten Schritt und erstellen Sie Ihr Praxishandbuch mit OneNote. Fordern Sie dazu die kostenlose Vorlage an.

 

Autorin: Agnes Lütke Föller

Agnes Lütke Föller

Spezialisiert auf die Beratung von Therapiepraxen (Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie), Schwerpunkte: Praxisführung und Management, Nachfolge.

Zurück

Sie brauchen schnelle Hilfe
oder haben Fragen?
Machen Sie jetzt den ersten Schritt!